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文書管理が必要な理由とは?効率的に文書管理する方法についても紹介!

書類 未整理

社員一人一人の労働生産性や業務効率が重視される昨今、文書管理の方法を見直す企業が増えています。文書を適切に分類・保管することが業務のムダを削減し、企業の労働生産性を高めることにつながるためです。

迷子の書類を探す社員・書類の山を築いている社員が多い企業は、文書管理の適当さが業務効率を低下させている恐れがあります。

今一度文書管理方法を見直して、企業全体の労働効率を高めましょう。文書管理が必要な理由や、文書管理を効率化する方法を紹介します。

1. 文書管理とは

ファイリング 文書

「適切な文書管理が業務効率を左右する」といわれます。しかしそもそも、文書管理とはどのようなことを指すのでしょうか?具体的に見ていきましょう。

1-1. 社内文書を適切に管理すること

文書管理とは、社内のあらゆる文書を適切にファイリングしたり保管したりすることです。「文書」とはいうものの、管理対象は紙のみではありません。データ化された帳票や書類・財務諸表等も、社内文書の一つとして管理します。

一口に社内文書といっても、重要性や性質・法律で定められた保管期限などは異なります。文書管理では、対象となる文書の特徴・特性にマッチした分類・保管方法を選択することが必要です。

1-2.「文書のライフサイクル」に合わせた分類が必要

文書には、発生・活用・保管・検索・保存・廃棄という六つのフェーズがあります。文書管理を行う際は、その文書の状態に合わせた管理方法を選択することが必要です。

例えば請求書が取引先から送られてきた場合は、「代金支払い前」「代金支払後」の請求書は分けて保管しなければなりません。

また代金が支払われた後は、会計処理が済んでいるもの・いないものに分ける必要があるでしょう。

文書管理とは、「ただ文書をまとめるだけ」「綴じるだけ」ではありません。文書の状態に合わせて、適切に分類・管理することが重要です。

2. 文書管理が必要な理由

整理整頓 棚

どのような企業でも、その企業にマッチした文書管理のルールを設けています。文書管理を適切に行うことが、「企業利益につながる」と考えられるためです。

文書管理が必要といわれる理由について、詳しく考察していきましょう。

2-1. 業務効率の向上

文書管理が適切に行われていれば、「文書を探す」というムダな時間を費やさずに済みます。業務効率の向上を図る上で、保管場所の明確化・全社的な共有は必須です。

「コクヨ株式会社」が2018年に発表した資料によると、社員が書類を探す時間の平均は1日20分であると分かりました。すなわち、社員1人につき1年間で約80時間が書類探しに費やされている計算になります。

文書が適切に管理されてさえいれば、この80時間を他の業務に使えるのです。

参考:書類を探す時間は“1年で約80時間”|コクヨ株式会社

2-2. リスクマネジメント

文書管理の徹底は、書類の紛失・破損の防止につながります。万が一書類に抜け漏れがあれば早期発見が可能となり、企業への深刻なダメージを防げるでしょう。

近年は企業コンプライアンスや個人情報保護の意識が高まっており、個人や取引先の情報の扱いには慎重を期さなければなりません。「ついうっかり」で重要な書類が外部に漏れれば、企業イメージや信頼性は大きく損なわれるでしょう。

余計なリスクを回避するためにも、適切な文書管理は必要です。

2-3. 働きやすいオフィスの実現

文書管理が行き届いているオフィスは、社員の机に書類が山積みされていたりファイルが散乱していたりすることがありません。整理整頓が行き届き、すっきりしたオフィスを実現しやすくなるでしょう。

乱雑で乱れたオフィスでは、社員の労働へのモチベーションも下がりやすくなります。「オフィスがきれいであること」「整理整頓されていること」は、労働環境の改善にもつながるのです。

3. 文書管理の具体的なやり方

仕事 引継ぎ

適切な文書管理を実施するためには、社員でルールを共有し、それに従って文書管理を行うことが必要です。文書管理をどのように行うべきか、具体的な方法を紹介します。

3-1. 文書管理台帳を作る

文書管理台帳とは、文書のデータベースです。文書名や保管期間・保管場所・管理者が記載してあり、台帳を見れば必要な文書がどこにあるのかがすぐに分かります。文書探しの手間が大幅に軽減され、適切な文書管理を実現しやすくなるでしょう。

文書管理台帳を作るポイントは、書類の重要度に合わせて管理台帳を作成することです。具体的には以下の文章を一まとめにするとよいでしょう。

・完了文書:作成済みの一般的な文書
・共有文書:社内外への共有が必要な文書
・法定保存文書:法律によって保存期間・保存方法が定められた文書

ただし書類の種類や重要性は、部署ごとに異なります。それぞれの部署が適切に文書を選定・仕訳して、台帳で管理することが必要です。

3-2. 保管期限を設定する

増えていく文書をただ綴じていくだけでは、スペースがいくらあっても足りません。文書には保管期限を設定し、不要なものは適宜廃棄するようにしましょう。

文書の廃棄で注意したいのは、「個人の一存で廃棄してよいもの」「全社共通の保管期間を守るもの」「法律の定めに従うもの」を明確化しておくことです。

書類の廃棄を個人に委ねると、廃棄すべきではない文書まで廃棄されてしまうかもしれません。とはいえ個人宛の文書の廃棄まで企業が把握・管理することは不可能です。

文書の性質に合わせた廃棄方法・保管期限を設け、全社で共有しておきましょう。

3-3. 部署ごとに文書管理マニュアルを策定する

扱う文書の種類・性質は、部署ごとに異なります。現場に即した現実的な文書管理を行うためには、部署ごとに文書管理マニュアルを策定するのが好ましいでしょう。

各部署にマニュアルを置いておけば、社員は文書の管理に迷うことがありません。文書管理が属人化しにくく、文書を探したり確認したりといった作業がスピードアップします。

マニュアルの策定は、各部署に任せて構いません。ただしあいまいなルールを設けないよう注意を促してください。

マニュアルにあいまいさがあると、マイルールを適用する社員が出てきます。文書管理が混乱しないよう、具体的かつ明確なマニュアルが必要です。

4. 文書管理を効率化させる方法

仕事 効率化

文書管理の効率化を目指すなら、デジタル化して保管するのがおすすめです。Excelや文書管理システムでの文書管理について紹介します。

4-1. Excelの活用

文書管理台帳をExcelで作って共有すれば、手書きの台帳を作成する必要がありません。社員は自分の机から必要な文書を検索できるため、文書を探すのも容易です。

文書を綴じた場合も個々でデータを上書きしていけばよく、管理しやすいのもメリットといえます。

実際のところ、Excelを使って文書管理を行っている企業は少なくありません。インターネット上には無料で使えるテンプレートも配布されており、導入のハードルは低いといえるでしょう。

ただしExcelで管理すると、「人によって文字の半角・全角がそろわない」「入力ミスがある」「セキュリティ対策しづらい」などのデメリットがあります。

文書管理の対象が少ない場合はまだしも、Excelで大量の文書を管理するのは難しいかもしれません。

4-2. 文書管理システムの導入

文書管理システムとは、文書の作成から使用・廃棄までを一元管理できるシステムです。スキャン機能付きのシステムは紙ベースの書類にも対応できるため、あらゆる文書データをスマートに保管できます。

システムの形態はさまざまですが、近年はクラウドサーバーで文書データを管理するクラウド型が一般的です。文書管理機能・検索機能・セキュリティ機能を備えており、文書管理の手間や時間を減らせます。

システムによっては販売・営業・マーケティングシステムやファイルサーバーと連動できるものもあり、バックオフィス業務全般を一気に効率化・スピードアップすることが可能です。

文書管理の負担を軽減したい企業にとっては、有力な選択肢の一つとなるでしょう。

5. 文書管理を効率化して労働生産性を高めよう

文書管理 効率

適切な文書管理を行えば、文書を探すためにムダな時間を使わずに済みます。社員の業務効率の向上とともに、生産性アップも期待できるでしょう。

文書管理を効率化する方法としては、アウトソーシングやExcelの利用・文書管理システムの導入などがあります。

企業の課題・規模・ニーズを踏まえて、自社にマッチする方法を選択してください。

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