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「電子署名」とは?仕組みや法律、クラウドサービスまで徹底解説!

 

近年では書類を電子データ化し、電子署名を用いて契約や請求の業務をおこなう企業が増えてきました。

 

その一方で、電子データの取り扱い方や電子署名の仕組みが把握できず困っている担当者も少なくありません。

 

電子署名はニューノーマル時代において必須の形態です。

 

ここでは、電子署名の仕組みや活用方法、使用する際の注意点についてご説明いたします。

 

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電子署名とは電子文書が正式であることを証明するためのサイン

 

PDFなどの電子文書を書き換えることはそれほど難しくないため、PDFを受け取ったからといって、その文書が正式なものであるという証明ができません。

 

電子署名は、PDFをはじめとした電子データの文書が正式なものであること、改ざんされていないことを証明するためのサインのことをいいます。

 

従来使われてきた紙の文書では、印鑑やサインを用いることで、書類が正当であることや改ざんされていないことを証明しています。

 

これと同じように、PDFなどの電子データを用いるときには電子署名によって正式文書であることを証明するのです。

 

電子署名の役割は大きく分けて、本人証明と非改ざん証明の2種類です。

 

電子署名を用いることによってこれらの証明ができれば、契約書や請求書のほか、各種申込書、議事録や稟議書、保存文書等を電子データ化することが可能となります。

 

電子署名導入にあたって押さえておくべき用語

 

電子署名を導入する際は、電子契約の方法や電子証明書のシステムについて理解しておく必要があります。

 

また、セキュリティ面についても万全の対策をしておきたいものです。まずは以下の用語を把握して、電子署名の導入に臨みましょう。

 

電子証明書

電子証明書は、指定認証局が発行する電子上の証明書のことです。

 

契約書を受信する側が電子署名と電子証明書の一致を確認することにより、本人証明や改ざん防止の証明が可能となります。

 

紙の文書では印鑑証明書を活用して本人証明を行いますが、電子契約においては電子証明が印鑑証明と同じような役割を担います。

 

よく使われている電子証明書には、公的個人認証制度におけるICカード(マイナンバーカード)に搭載されているものがあげられます。

 

タイムスタンプ

タイムスタンプは、電子データがその時刻に確実に存在していたことを示すもので、時刻証明書またはデジタルタイムスタンプとも呼ばれます。

 

電子データにはいくつかの問題点が存在しますが、なかでも、電子データがいつ作成されたか判別できないことは大きな問題です。

 

タイムスタンプには、ある時間帯に電子データが確かにあったという存在証明とともに、非改ざん証明の役割もあります。タイムスタンプによって、いつ誰が電子データを作成したのかといった情報が確認できます。

 

タイムスタンプを利用するにあたっては、まず利用者が時刻認証局にハッシュ値を送信します。

 

ハッシュ値とは、入力されたデータに対して適当な値を返してくれる関数のことです。その後、認証局が時刻を付与することによってタイムスタンプが成立します。

 

参考記事:「電子署名とタイムスタンプそれぞれの役割とは?注意点も解説!

 

公開鍵暗号方式

電子データをやり取りする際は、セキュリティ対策のため鍵を使ってデータを暗号化します。

 

公開鍵暗号方式では「秘密鍵」と「公開鍵」の鍵ペアを作ります。送られてきた暗号データが自分の持っている鍵で復号できれば、そのデータが正しいと証明できるのです。

 

電子署名を使って手続きを進めるためには、公開鍵暗号方式の活用が必要不可欠です。

 

電子署名の手続き=印鑑のイメージ

 

電子署名のメカニズムがわかりにくいと感じた場合には、印鑑の使い方をイメージするとわかりやすいです。

 

電子データと電子署名の関係性は、紙の文書と印鑑の関係性に対応します。

 

インターネット上で展開する電子データには、データを正確なものであると証明するためのサインが必要です。

 

電子データ上において、電子署名はいわば実印を意味します。

 

また、電子署名をおこなう際に発行される電子証明書は、印鑑証明書の役割を担っています。

 

電子署名に法的拘束力を持たせるためには、電子認証局で手続きをしなければなりません。

電子認証局とは、印鑑証明書を発行する市区町村役所と同じような役目をもつ機関です。

 

電子署名法は総務省が定めた電子署名に関する法律

 

電子署名法とは、電子署名が法的な拘束力をもつ根拠となるルールのことで、その管轄は総務省です。

 

2001年4月1日に施行された電子署名法は、6つの章と47条で構成されています。

 

電子署名法の中でも特に重要な第2条、第3条について詳しくご説明いたします。

 

電子署名法第2条

第二条 この法律において「電子署名」とは、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。)に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。

 

一 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 

二 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

 

[引用]e-Gov:電子署名及び認証業務に関する法律

 

つまり、「署名をした者が書類の内容に関わっている証明」、「書類が改ざんされていないかを確認した証明」の2つに当てはまらない場合には、電子署名と認められないということです。

 

電子署名法第3条

第三条 電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

 

[引用]e-Gov:電子署名及び認証業務に関する法律

 

 

電子署名法第3条には、真正な成立を推定するための要件が定められています。

 

・電子署名法第2条一項の電子署名があること

・その電子署名が本人によるものであること

・固有性の要件を満たすこと

 

つまり、真正な成立を推定するためには、本人の身元確認やプロセスの固有性の証明のために、「二要素認証」や「電子証明書の発行」が必要になるということです。

 

電子署名の導入で実現できること

電子署名の導入には、以下のようにコスト削減、契約業務の効率化やセキュリティ対策が図れるという良さがあります。

 

①書面で契約をおこなう際は取引金額に応じて収入印紙代が必要となりますが、電子契約書には印紙税が課税されないため、導入することでコストダウンが実現できます。

 

②紙の契約書につきものだった発送や返送の手間も電子署名では省けるため、業務効率が向上します。

 

③電子署名の導入でセキュリティ面の安全性や信頼性が向上します。

電子署名使用時に前述したハッシュ値を利用することで、データ改ざん対策が容易になるためです。

 

 

電子署名導入の注意点

 

電子署名の導入には多くのメリットがある一方、注意点も存在します。

 

電子署名が使用できない書類もある

必ず把握しておきたい点が、一部の書類には電子署名が使用できないということです。

 

投資信託契約の約款、定期建物賃貸借契約、重要事項説明書や派遣個別契約などの書類は、書面による契約が法律で義務づけられており、電子契約が無効になってしまいます。

 

現在、これらが有効になるべく法改正を進めている最中です。

 

取引先の同意を得なければならない

電子契約サービスは取引関係のあるどちらかの企業が導入していれば締結できますが、電子契約が可能な書類であっても、取引先の同意を得なければ契約に進むことはできません。

 

自社がデジタル化へ移行しているからといって、取引先企業が同じように電子契約に同意してくれるとは限らないのです。

 

双方が電子契約に同意できれば問題ありません。

 

しかし、難色を示された場合には自社が電子契約書を保管し、相手先には紙の文書を保管してもらうなどの工夫をおこないましょう。

 

サイバー攻撃を受けるリスクがある

電子契約にはサイバー攻撃を受けるリスクがあるという点も把握しておきたいものです。

 

情報漏えいのリスクは、顧客の重要な機密情報を扱っている企業にとっては死活問題です。

 

電子署名を導入する際は、サイバー攻撃を防ぐための対策を万全に施しておきましょう。

 

電子署名のクラウドサービスが登場

 

電子証明書の取得フローはやや難解であるため、初めて電子データを扱おうとする人には敷居が高く感じられるかもしれません。

 

また、電子署名の導入には一定のコストや手間もかかります。

 

これを受けて、2015年頃からクラウド型電子契約サービスが登場し始めました。

 

クラウド型電子契約サービスは基本的に、電子証明書以外の方法での本人証明と、タイムスタンプの付与の2種類を行います。

 

これによって、本人証明と非改ざん証明が可能となるのです。

 

こういったクラウド型電子契約サービスの電子署名が本人の電子署名だと評価しうるという見解に基づき、政府はさらに、電子署名法第3条も適用できる可能性があると示唆しています。

 

 

しかし法務省は現在、サーバー上にある秘密鍵と電子証明書を用いたリモート署名は、「符号及び物件」の要件を満たさないとの見解を示しています。

 

つまり、電子署名は法律で定められた証明にはあたらないということになってしまうのです。

 

とはいえ契約の形式は本来自由であり、法律的な認可という点を考えに入れなければ、クラウド上で結んだ電子契約は両社の合意のみで成立します。

 

日本国内ではクラウドサービスが電子署名として認められたケースが判例に存在しないため、法的なリスクを恐れて導入をためらう企業は少なくありません。

 

しかし、クラウド型電子契約サービスが広く普及している欧米では、判例でもその有効性が認められています。

 

電子署名は取引上有効と考えられるため、導入するメリットは大きいといえるでしょう。

 

導入しやすい電子署名クラウドサービスを3つご紹介!

昨今、電子契約をサポートしてくれるクラウドサービスが脚光を浴びています。

 

事業効率化のためにも、自社のスタイルに合ったクラウドサービスを活用してみましょう。

 

ここからは、電子契約や電子署名の手続きを効率的に進めるために活用したいクラウドサービスを3つご紹介いたします。

 

Signing

電子署名を初めて導入するのなら、Signing(サイニング)の利用がおすすめです。

 

Signingを活用すれば、契約書の作成や締結、データ保管などの業務がワンストップで行えます。

 

サポート体制が行き届いているので、電子契約に慣れていない顧客に安心して利用してもらえます。

 

 

Adobe Sign

Adobe Sign(アドビサイン)は34言語に対応しており、現在世界中で80億件以上の取引に活用されています。

 

その大きな特徴は、ウェブサイト内に電子サイン欄を埋め込めるという点にあります。

 

複数の顧客から署名入りデータを回収できる機能を搭載したプランもあり、取引の飛躍的な効率化が図れます。

 

電子印鑑GMOサイン

GMOサインは16万社以上の企業に選ばれている注目の電子契約システムです。

 

契約データの暗号化やバックアップを行うなどセキュリティ対策が行き届いており、リスクを気にせず利用できます。

 

また、弁護士が監修しているという安心感もあります。

 

 

まとめ|電子署名を導入した電子契約をおこなうならクラウドサービスの活用が有効

 

電子署名を活用した電子契約には、コスト削減や業務効率化などのメリットがあります。

 

その一方、導入ハードルが高いことやセキュリティ面の対策が必要となることなど、デメリットもあります。

 

まずは自社の課題とニーズを洗い出し、最適な方法を選びましょう。

 

状況に応じて、電子署名をサポートしてくれるクラウドサービスを活用するのもおすすめです。

 

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