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電子署名で登記申請できる?オンライン申請のポイントを徹底解説!

 

2021年2月15日に商業登記規則が改正され、オンラインでの登記申請がより便利になりました。

 

オンライン申請というと、「電子署名の面倒な申請手続きや、印鑑届書の提出が必要だ」というイメージの方も多いでしょう。

 

しかし、2021年2月15日からは、印鑑届書の提出は任意となります。

 

また、商業登記電子証明書以外にも、マイナンバーに格納された公的個人認証サービス電子証明書や、特定認証業務電子証明書による申請者本人の電子署名が可能になります。

 

この記事では、オンラインでの登記申請の方法や、電子署名・電子申請書に関するよくある疑問について回答します。

 

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電子署名による登記申請とは

 

電子署名による登記申請とは、電子文書に対し押印の代わりに電子署名をおこない、オンラインで登記申請をすることです。

 

電子署名が申請者本人のものであることを証明するため、オンライン申請を利用するには電子証明書の取得が必要です。

 

書面での申請と比べて、申請のための移動時間や窓口での対応時間がなく、スピーディーに登記申請をおこなえるのがメリットです。

登記とは

登記とは、個人や法人の権利関係を登記簿に公示し、保護するための法的手続きです。

 

登記をすることで、自らの権利や財産が登記制度によって保護され、安全に取引活動をおこなえます。登記には次の種類があります。

 

不動産登記 土地や建物の所有者や、現況に関する登記
商業登記 会社の設立時や、会社情報に重要な変更があった場合の登記
法人登記 会社以外の法人の設立時や、法人情報に重要な変更があった場合の登記
動産譲渡登記 保有する在庫商品、機械設備、家畜などの動産の譲渡があった場合に第三者に対して公示する登記
債権譲渡登記 金銭債権の譲渡があった場合に第三者に対して公示する登記
成年後見登記 成年後見人を設定したり、任意後見契約を結んだりした場合の登記
船舶登記 動産のうち、総トン数20トン以上の日本船舶に対し、船舶法に基づいておこなう登記

登記手続きの種類

現在、登記手続きをおこなう方法は2種類あります。

 

  必要なもの
書面での申請 会社届出印、個人実印、認印
オンラインでの申請 電子証明書

 

書面での申請の場合、申請者本人の確認のため、会社届出印、個人実印、認印などの提出が求められます。また、あらかじめ印鑑届書の書面での提出が必要です。提出方法は、持参か郵送に限られます。

 

一方、オンラインでの申請の場合、申請者本人であることの証明は「電子証明書」によってなされます。

 

この電子証明書の特徴や電子証明書として使えるものについて、最新の法令に基づき解説します。

電子署名が使える登記一覧

登記制度では、押印の代わりに電子署名を使うことで、オンライン申請が可能です。

 

電子署名が使えるのは、商業・法人登記、不動産登記、動産・債権譲渡登記、成年後見登記です。オンライン申請は、「登記・供託オンライン申請システム」でおこないます。

 

今回は、起業や本社移転などの際に必要な「商業登記」について説明します。

商業登記のオンライン申請

 

商業登記のオンライン申請にあたって、まず必要なのが電子証明書の取得です。

 

電子証明書とは、書面での申請の印鑑証明に当たり、電子署名が申請者本人のものだと証明する役割があります。

 

2021年2月15日の法改正により、登記所での発行手続きが必要な商業登記電子証明書のほかにも利用可能な電子証明書が増えました。

 

商業登記のオンライン申請が初めての方は、申請手続きの流れも確認しておきましょう。

申請手続きの流れ

商業登記のオンライン申請手続きの流れは次の通りです。

 

1.申請書情報の作成
2.添付書面情報の添付
3.申請データの送信
4.到達・受付のお知らせ
5.登録免許税・登録免許税・登記手数料の納付
6.補正・取下げ

 

登記申請に必要な申請書情報や添付書面情報は、法務省が提供する申請用総合ソフトか、民間事業者の運営するサービスで作成できます。

 

申請用総合ソフトの場合、用意されているテンプレートから適切な様式を選び、電子署名を付与します。

 

また、添付書面情報として提出できるのは、署名付きPDFファイル(.pdf)、ビットマップイメージファイル(.bmp)、XML電子公文書ファイル(.xml)の3つです。

 

申請データを作成したら、登記・供託オンライン申請システムで送信します。申請データが正しく登録された場合、到達・受付のお知らせを取得できます。

 

登記申請には、所定の登録免許税の納付が必要です。到達・受付のお知らせを取得したら、インターネットバンキングなどの電子納付か、窓口での納付によって登録免許税を支払います。

 

もし、申請者情報もしくは添付書面情報に誤りがあった場合、期限内であれば申請用総合ソフトから必要な補正情報や取下書情報を作成できます。

申請人本人の電子署名に使用できる電子証明書

商業登記規則の法改正により、オンライン申請に使える電子証明書の種類が増えました。

 

これまでは所定の発行手数料を払い、登記所が発行する商業登記電子証明書しか利用できませんでしたが、マイナンバーカードに格納された公的個人認証サービス電子証明書や、「セコムパスポート for G-ID」などの特定認証業務電子証明書も利用可能です。

 

・商業登記電子証明書
・マイナンバーカード(公的個人認証サービス電子証明書)
セコムパスポート for G-ID

 

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よくある疑問

 

オンラインでの登記申請は一見複雑で、難しそうに感じる方が少なくありません。

 

しかし2021年2月15日の法改正により、オンライン申請はより簡単になりました。

 

ここでは「オンライン申請の実印や印鑑届出の必要性」「オンライン申請の申請書や添付書類を作成する方法」など、オンライン申請のよくある疑問に回答します。

電子実印は登記手続きに必要ではないのか?

法改正により、オンライン申請の場合、登記申請に実印が不要になりました。実印に代わり、電子証明書を取得すれば問題ありません。

 

なお、登記申請によっては「官職証明書」「指定公証人電子証明書」など、専門の電子証明書が必要なケースがあります。

 

誤ったオンライン申請をおこなった場合、別途手数料の返還手続きが必要になるため、わからないときは専門家に相談することをおすすめします。

印鑑届出は必要なのか?

前述の法改正にともない、印鑑届書の提出もオンラインで可能になりました。印鑑届書の提出は任意であり、義務づけられているわけではありません。

 

なお、オンラインでの印鑑届書の提出は、同時にオンライン申請をおこなう場合に限られます。

各種申請書はどこで作成すれば良いのか?

登記申請に必要な各種申請書は、法務省が無償で提供する申請用総合ソフトか、民間事業者のサービスで作成できます。

 

申請用総合ソフトなら、事前に用意された様式を選び、簡単に申請書の作成が可能です。

 

法務省がマニュアルを用意しているため、初めての方でも安心して利用できます。

 

まとめ

商業・法人登記のオンライン申請は、一見難しそうに見えますが、2021年2月15日の法改正で手続きが簡素化された結果、より申請者の負担が減りました。

 

オンライン申請であれば印鑑届書の提出が必要なく、電子証明書としてマイナンバーカードや、「セコムパスポート for G-ID」などの特定認証業務電子証明書も利用可能です。

 

はじめてオンラインで登記手続きをおこなう方は、オンライン申請の流れを確認しておきましょう。

 

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