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脱ハンコとは?メリット・デメリットや具体的な進め方、おすすめのサービスを解説

スーツとハンコ

 

近年、テレワークを導入する企業の増加とともに、よく耳にするようになった「脱ハンコ」。

日本特有の「ハンコ文化」からの脱却を目指す言葉であることはわかるものの、ここまで生活に深く根づいているハンコを無くしていくことは可能なのでしょうか。

ここでは、脱ハンコ化のメリット・デメリットや、脱ハンコ化の実現方法などを詳しく解説していきます。

 

脱ハンコ化における政府の動きとは?

四角いハンコと紙とスーツ

 

「脱ハンコ」とは、企業内外におけるやり取りで必要とされている、書類への押印作業を無くすことを指します。

この動きが注目されるようになった背景としては、テレワークの普及によって社会全体としてデジタル化、ペーパーレス化が進むなかで、「書類に押印するためだけに出勤する」などの行為が非効率的であると認識されるようになったことが大きく影響しています。

また、2020年9月に発足した菅内閣では政府指針の一つである「行政のデジタル化」によって、脱ハンコ化の流れがさらに加速しました。

婚姻届や確定申告などこれまで押印が必要だった約15,000件の手続きの押印が廃止となり、社会全体において脱ハンコの広がりを見せています。

脱ハンコ化のメリット

机と真っ白い紙

 

長い歴史を持つハンコ文化ですが、脱ハンコ化は近年急速に進んでいます。脱ハンコ化が進む理由としては、次に紹介する3つのメリットがあると考えられているためです。

業務を効率化できる

脱ハンコ化における最大のメリットは、業務の効率化です。

普段何気なく対応している押印は、「文書」「印鑑」「(押印する)人」がその場に存在しないと成立しません。リモートワークを社内で導入している場合、押印するためだけに出社する「ハンコ出社」という事象が発生している企業もあるでしょう。

 

しかし、脱ハンコ化を実現させ、文書を電子化できれば、時間や場所を気にせずにオンライン上で電子契約を締結することが可能です。

また、契約を交わすために担当者と日程調整をするようなこともなくなるため、業務が効率化し、生産性の向上が期待できます。

コスト削減につながる

脱ハンコ化では、押印という工程の省略とあわせて、電子契約システムの導入によるペーパーレス化が伴います。

ペーパーレス化が実現できると、印刷に関わる紙代やインク代、書類の郵送代を削減することができます。さらに、電子契約であれば収入印紙も不要となるため、印紙代にかかるコスト削減にもつながります。

また、契約書など年単位での保管が必要な書類についても、サーバーやクラウド上に保管されるため、ファイリング業務に伴う人件費などのコストの削減も可能です。

セキュリティ面のリスクが低減される

脱ハンコ化によってペーパーレス化が進むと、まず書類を紛失するリスクを減らすことができます。

また、パスワードを設定するなどの対策ができるため、改ざんや無断の持ち出しも防ぐことができ、誤ってデータを消去してしまった場合でもバックアップを取っていれば復元することが可能です。

もちろん、メールの誤送信などの注意は必要ですが、紙ベースでの書類に関するセキュリティ面の不安の多くは低減されるといえるでしょう。

脱ハンコ化のデメリット

キーボードの上に立つ人形

 

業務の効率化やコスト削減など、脱ハンコ化には多くのメリットがあります。

しかし、脱ハンコ化をする際には次のようなデメリットがあることも、あらかじめ認識しておく必要があります。

業務フローを変えるのに手間がかかる

脱ハンコ化を進めるうえでハードルが高いのが、業務フローの変更です。

今までの業務フローを変更するため、導入当初は書面のやり取りをおこなっていた現場社員は、やりづらさを感じることでしょう。

現場でストレスが生じないようにするためにも、イレギュラー対応などを含めて、事前に細かい業務フローを決めておく必要があります。

取引先にも理解を求める必要がある

契約は相手方あっての取引が前提としてあります。

そのため、取引先が契約書の電子化に否定的であれば、脱ハンコ化を実現することは難しくなります。

脱ハンコ化のメリットを伝えたり、わかりやすい対応マニュアルを作成したりなどして、取引先に説明するフローが発生することを認識しておきましょう。

脱ハンコ化を実現させる方法

会議する3人の人

 

脱ハンコ化のメリットは大きいものの、長年当たり前だったハンコ文化から移行するためにはいくつかのステップを踏む必要があります。

ここからは脱ハンコ化を実現させる方法について、対応する流れに沿って説明します。

社内で情報収集をおこなう

脱ハンコ化への第一歩としてすべきは、社内での情報収集です。

各部署において脱ハンコ化により削減できるコストや不要になる業務の洗い出しをおこない、脱ハンコ化することによるメリットやデメリットについて確認します。

この際、社印が脱ハンコ化に前向きであるか、電子契約を導入している取引先があるかといった情報の収集も脱ハンコ化をスムーズに進めるためには重要です。

書類を仕分ける

脱ハンコ化には文書の電子化が必要不可欠ですが、そもそも自社で取り扱っている書類が電子化できるかどうかを確認しておく必要があります。

なぜなら、電子契約システムを導入しても電子化できない書類が多ければ、システム費用などでかえってコストが増えてしまう可能性もあるからです。

 

・押印がなくても業務に支障が出ない書類
・押印以外の方法で処理が可能な書類
・押印が必要な(電子化できない)書類

 

といったように分類して、各書類のボリュームを把握しておくと、電子契約システムを選定する際にも役立ちます。

取引先に確認する

特に社外との書類のやり取りが多い企業の場合、取引先が電子契約システムを利用しているか、あるいは今後利用可能かという確認をしておくことは非常に重要です。

いくら自社で電子契約システムを導入していても、取引先が電子契約を認めなければその契約は従来の紙ベースでおこなうことになります。

電子契約システムを選定する

電子契約システムにはさまざまな種類がありますが、取引先の多くが同じ電子契約システムを使用している場合もあります。この場合、自社で導入するシステムも同じものを選定した方が導入がスムーズな場合もあります。

 

ただし、電子契約システムのなかには、相手側がサービスを導入していなくても利用可能なサービスも多いので、使いやすさや費用対効果を確認して導入サービスを選定するようにしましょう。導入費用をはじめ、月額費用や追加で発生する恐れのある費用なども細かく確認しておくことが重要です。

ワークフローの見直しとマニュアルの周知おこなう

システムの選定が完了したら、いよいよ運用に入ります。脱ハンコ化ではワークフローが変わることはほとんどなので、部署内外で業務の見直しをおこないましょう。

また、マニュアルの作成や説明会の開催など、脱ハンコ化についての周知徹底も必要です。

脱ハンコ化を実現するサービスとは?

タイピング中の男性

最後に、具体的に脱ハンコ化を実現させるうえで必要となるサービスを紹介します。

費用や機能はサービスごとに異なるので、利用するサービスの方向性を決めるうえで参考にしてみてください。

電子契約サービス

電子契約サービスは、従来の紙ベースでの契約ではなく、PDFなどの電子文書上で契約を締結できるようにするものです。

具体的には、双方が電子契約書に署名や押印の代わりとして「電子署名」を付与することで契約を締結させます。

「電子署名」を用いるため、法的効力を問題なく担保することができ、印刷や収入印紙が不要となるためコストの削減が期待できます。

ワークフローシステム

社外との取引で使用されることが多い電子契約サービスに対して、社内での申請や承認業務などを中心に電子化したものがワークフローシステムです。

ワークフローシステムでは、申請から承認までの履歴を残し整理・管理するため、承認ルートが複雑な場合でもスムーズに作業がおこなえます。

社内申請の機会が多い企業や社員数の多い企業では特に利用価値が高く、さまざまな企業で導入されているシステムです。

脱ハンコ化を実現して業務効率を向上させていこう

3つのハンコ

 

政府や行政が脱ハンコ化に力を入れていることから、日本社会では今後もより脱ハンコ化の動きが高まることが予想されます。

しかし、脱ハンコ化によってさらなる生産性の向上やコスト削減などが期待できる一方、脱ハンコ化は自社の決定だけで進めていくのが難しいのも事実です。

スムーズに脱ハンコ化を進めるためには、メリットだけではなくデメリットにも着目しながら、まずは本記事で紹介した手順に沿って、社内での情報共有からスタートしてみることをおすすめします。

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