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契約書の保管期間とは?電子化するメリットや注意点もあわせて紹介!

契約書 保管期間「契約書がたまり過ぎて困る」「契約書を保管するスペースがない」といった企業は、まず自社で抱える契約書の保管期間がどのくらいなのかを確認しましょう。

契約書には、法律によって定められた保管期間があります。安易に廃棄すると、法律違反に問われてしまうかもしれません。

本記事では、契約書の保管期間の詳細や関連法律を紹介します。契約書を電子化するメリットや注意点もまとめているため、現在紙での契約書が負担になっている企業は、ぜひ詳細を確認してください。

1. 法律で定められた契約書の保管期間

保管 書類

契約書は取引の真正性を担保する役割があり、安易な廃棄は認められていません。保管期間は契約書によって異なるため、契約書ごとの保管期間を確認しましょう。

1-1. 契約書の保管期間と根拠となる法律一覧

契約書ごとの保管期間と、根拠となる法律は以下のとおりです。

 

・【2年】健康保険・厚生年金保険・雇用保険に関する書類:健康保険法施行規則34他
・【3年】労災保険に関する書類:労働者災害補償保険法施行規則51
・【5年】賃金その他労働関係に関する重要な書類:労働基準法施行規則56
・【5年】雇入れ又は退職に関する書類(雇用契約書・労働条件通知書・解雇通知等) :労働基準法施行規則56
・【5年】産業廃棄物処理の委託契約書:廃棄物処理法施行規則8の4の3
・【7年】取引証憑書類(請求書・契約書・見積書等):法人税法施行規則59,67
・【7年】有価証券の取引に際して作成された証憑書類(受渡計算書・預り証等)
:法人税法施行規則59,67
・【10年】建設業の営業に関する図書(完成図・打合せ記録・帳簿、契約書等):建設業法施行規則28
・【10年】満期または解約となった契約書:法定保存年限には該当しないが、実務上10年保存が妥当とされる
・【15年】建築士事務所の業務に関する図書で国土交通省が定めるもの(配置図、各階平面図、構造計算に関する書類等):建築士法施行規則21

1-2. 半永久的に保管が必要な書類もある

契約書の中でも、以下の性質を持つものは廃棄を避けるべきとされています。「半永久的な保管」が必要となるため注意しましょう。

 

・契約履行中の契約書
・社内規定に関する契約書
・製品の開発、設計に関する重要な契約書
・特許、商標など知的財産権に関する契約書

2. 紙で契約書を保管する際の問題点

保管 場所

紙ベースでの契約書が企業の業務効率化を阻んでいるケースがあります。紙で契約書を保管すると、どのような点に問題があるのでしょうか?具体的に見ていきましょう。

2-1. 保管スペース・コストが必要

契約を交わす回数が多ければ、その分多くの保管スペースが必要です。企業によっては、保管スペースの確保が難しいことがあるでしょう。

万が一自社に保管スペースがない場合は、社外のスペースを借りたり保管の外注を依頼したりする必要があります。

スペースのレンタル代や外注費が発生し、コストがかさんでしまうでしょう。

2-2. 業務効率の低下

契約書を紙で保管すると、「内容を確認したい」というときに不便です。

社員は保管台帳をめくって保管場所を特定し、綴じてある契約書を1枚1枚を確認しなければなりません。

全社員が同じことをしていれば、企業の労働生産性の向上は難しいでしょう。

2-3. 紛失・破損リスク

紙ベースの契約書は、物理的なダメージを受けやすいデメリットもあります。扱いが悪ければ、汚染や破損があり得るでしょう。

また社員のちょっとした不注意で、原本がなくなったり盗られたりするリスクもあります。

企業コンプライアンスが重視される今の時代、リスクマネジメントしにくい紙の契約書を使い続けることは、適切とはいえません。

3. 契約書を電子化するメリット

業務 効率化

業務のデジタル化を推進する企業は、契約フェーズも電子化して業務効率アップ・コストカットを図っています。

紙ベースの契約から電子契約に移行するメリットを見ていきましょう。

3-1. 契約締結がスムーズ

電子契約を導入すれば、「プリントアウト」「封筒や切手の準備」といった手間が必要ありません。契約書は全てオンライン上でやり取りされ、相手との距離が物理的に離れている場合でもスムーズな契約が可能です。

テンポよくやり取りできれば、1日で契約が完了することもあるでしょう。

一方で、紙ベースの契約書は「契約書を送る」「返送する」といったやり取りが必要です。相手が遠方だったり対応が遅い人だったりすれば、契約締結までに1週間以上かかるケースもあります。

契約のフェーズがなかなか進まず、必要な業務が滞ってしまうかもしれません。

3-2. 検索性が高まる

契約書を電子データとして保管すれば、取引企業名や取引年月日・契約の種類等で検索をかけられるようになります。契約書を1枚ずつめくるといった手間がかからず、社員はムダな作業に時間を削られることがありません。

また契約書が電子データで保存されれば、社員はパソコンやタブレットから必要な契約書にアクセスできます。テレワーク中の自宅や出先からでも契約書の確認が容易となり、業務効率の大幅なアップも期待できます。

3-3. 省スペース・コストカットを実現

電子契約なら、データは全てサーバー上に保管されます。契約書が増えても保管スペースを確保する必要がなく、ファイルなどの準備も不用です。

また契約書が電子化されれば、プリントアウト・発送・収入印紙等のコストもかかりません。雑務に人員を配置する必要がなくなり、人的リソース・資金のムダ遣いを防げます。

4. 契約書を電子化する際の注意点

契約書 注意点

契約書を電子化すると業務効率化・コストカットといったメリットがあります。しかし一方で、電子化に向けた体制作りに手間がかかるかもしれません。

契約書を電子化する際、気を付けたい注意点を紹介します。

4-1. オペレーションの変更が必要

契約書は取引の一部であり、契約の前後にもさまざまなやり取りがあります。契約フェーズを電子化する場合、その他の関連業務の見直しが必要になるケースがあるでしょう。

例えば電子契約では、契約書の作成から発送・管理までを1人の担当が行った方がスムーズです。紙ベースの契約で発送や管理を別の担当が行っていた企業は、業務フローを見直さなければなりません。

「面倒くさい」「ややこしい」などの不満を口にする社員が出てくる可能性があります。

4-2. 社員教育・研修が必要となる

契約書を電子化した場合、社員1人1人がシステムの使い方を正しくマスターしておかなければなりません。マニュアルの作成・ルールの策定が必要となり、安定した運用までに時間がかかることがあります。

また社員の中に、システムをうまく使いこなせない人が出てくるかもしれません。社員全員が同じレベルでシステムを使いこなせるよう、事前研修や教育が必要です。

社員のパソコンスキルに顕著な差がある場合は、分かりやすいUIを備えたシステムを選択する必要もあるでしょう。

4-3. 取引先と要相談

電子契約を実施するには、取引先との合意が必要です。万が一相手に拒否されてしまった場合は、紙ベースの契約書を継続するしかありません。

場合によっては、紙の契約書による取引と電子契約による取引が混在し、処理が面倒になる可能性があります。

5. 契約書を電子化して効率的な保管を目指そう

保管期間満了 書類

契約書は5~10年の保管が必要となります。契約書の種類によって保管期間は異なるため、適切に把握しておくことが必要です。

また紙ベースの契約書が業務や保管の負担になっている場合は、電子化を検討しましょう。

契約書を電子化できれば、保管スペースの確保に奔走したり契約書を探すのにムダな時間を費やしたりせずに済みます。社員の負担が一気に減って、業務効率向上が期待できるでしょう。

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