ジンジャーサイン|電子契約サービス
03-5908-8415(平日9:30-18:30)

契約書の送付には注意が必要!正しい送付方法やビジネスマナーについても紹介

契約書 送付方法

ビジネスにおいて交わす機会の多い契約書ですが、契約書には法律で定められた送付方法があることをご存じでしょうか?正しい送付方法で契約書を送らないと、違法になってしまうため、契約書を扱う機会があるのなら、正しい送付方法を理解しておく必要があります。

この記事では契約書の正しい送付方法や、送付する際のビジネスマナー、契約書の送付を効率化する方法について紹介します。今まで意識せずに契約書を送っていたという方は、この記事を読んで正しい送付方法を理解しましょう。

1. 法律で定められた契約書の正しい送付方法

契約書 正しい送付方法

契約書は総務省が定義している「信書」と定められている書類です。郵便法や信書便法では、信書は「特定の人に対して、差出人側の意思や事実内容を通知する文書」と定められており、信書は日本郵便の普通郵便・レターパック・書留・特定記録、もしくは総務省から許可された民間業者が行っている信書便のサービスで送らなければなりません。

契約書以外で信書とされているのは、以下のような書類です。

 

・納品書
・領収書
・見積書
・願書
・申告書
・申込書
・依頼書
・印鑑証明書
・納税証明書
・住民票の写し
・戸籍謄本
・免許証
・認定書
・表彰状
・業務報告文書
・会議等の招待状
・結婚式の招待状

 

ビジネスで頻繁に使用する文書はもちろんのこと、結婚式の招待状のようなプライベートのものも信書に該当します。

1-1. 法律に反した方法で送付すると違法となる

前述した通り、信書は日本郵便か総務省が許可した民間業者の信書便サービスを利用して送付しなければなりません。その他の方法で送付した場合は違法となってしまいます。日本郵便か許可を得ていない民間業者のメール便や宅配便で信書を送付するのは違法です。

違反してしまうと、3年以下の懲役もしくは300万円以下の罰金が科されてしまいます。依頼した側と配送業者がどちらも罰される可能性がありますので、信書を送る際は十分注意しましょう。

1-2. 信書サービスは信書便法で定められている

従来信書を扱えるのは日本郵政のみでした。しかし2003年に施行された信書便法で、総務省が許可した民間業者のみが信書便サービスが行えるようになっています。信書便法で認められているのは、一般新車便事業と特定信書便事業です。

一般信書便事業は信書を発送から3日以内に配達します。一方、特定信書便事業は縦・横・高さの合計が90cmを超える信書を依頼から3時間以内に集荷し、配達することが義務付けられています。信書便サービスを利用するときは、どちらの事業を行っているかホームページ等で確認しましょう。

2. 契約書を送付する際のビジネスマナー

契約書 ビジネスマナー

契約書を送付する際は押さえておきたいビジネスマナーがあります。ビジネスマナーは法令には関係ありませんが、ビジネスパーソンとしてしっかり理解しておくことをおすすめします。

2-1. 送付状を同封する

契約書を送付するときは、必ず送付状を同封しましょう。契約書のみを入れた封筒を送付するのは印象がよくありません。また送付状を同封することで、万が一同封し忘れた書類があっても相手が気付くことができます。

送付状は送付日時、宛先、差出人、本文、内容物の詳細などを記載します。本文は取引に関するお礼などの挨拶文と、契約書を送付する旨、返送を依頼する文章などを書くのが一般的です。シンプルな文章で構いませんが、必要に応じて文面を考えましょう。同封する書類の種類や部数を書いておくと、不足していた場合にすぐ気づいてもらえます。

送付状はカバーレターや案内状とも呼ばれるものです。インターネット上には送付状のテンプレートがたくさんあるため、参考にしてみてください。契約書を送る機会が頻繁にあるのであれば、社名やご自身の名前を入れたテンプレートを作っておくと便利です。

2-2. 契約書を折らずにクリアファイルに入れる

送付する契約書は必ず折らずに同封しましょう。重要な書類ですから、折って送付するのはマナー違反にあたります。また、シワになったり汚れたりしないよう、クリアファイルに入れて送付しましょう。角2封筒や角A4封筒であれば、クリアファイルを入れても折れないのでおすすめです。

2-3. 切手を貼った封筒を同封する

契約書を送るときは、切手を貼った返信用封筒を同封しておくとスムーズに契約が締結できます。封筒には自社の住所や会社名や自分の名前など、宛先を必ず記入しておきましょう。このとき、宛名には「御中」や「様」ではなく、「行」や「宛」と書いておくのがマナーになります。

返信用封筒は送付した際の封筒と同じサイズの封筒を使用し、折って同封して構いません。送付に使用した封筒よりも小さな封筒を同封する場合は、返信する際の契約書の折り方を記載しておくと親切です。

2-4. 宛先に部署名・担当者名を書く

封筒の宛先には必ず相手方の部署名や担当者名を記載しておきます。相手の会社には毎日たくさんの郵送物が届きますので、会社名だけで送付するとスムーズに配達されず、手間をとらせてしまいます。契約書の紛失を防ぎ、スムーズに契約を締結させるためにも、必ず部署名や担当者名を記載してください。

2-5. 記録が残る方法で送付する

契約書は重要書類です。万が一郵送のトラブルで契約書が相手に届かなかった場合、発送した事実を証明することができなければ、大きなトラブルに発展してしまう可能性があります。そのため、契約書を送付するときは配達記録が残る方法を利用するのがおすすめです。

契約書は日本郵便の普通郵便で送付しても問題はありませんが、普通郵便は記録が残りません。レターパック・書留・特定記録は普通郵便より料金はかかってしまいますが、確実に記録が残せる方法なのでおすすめです。レターパックを使用して契約書を送付する際には、返信用に同じサイズのレターパックを折って同封して構いません。

3. 契約書の送付を効率化する「電子契約」とは

契約書 送付 効率化

ここまで契約書を正しく送付する方法と、契約書を送るときのビジネスマナーについて解説してきました。ただ、契約書を郵送や信書便で送付するには、契約書の印刷代や封筒代、切手代などのコストがかかります。また、送付状の作成や返信用封筒の作成、発送までの手間や時間もかかってしまうでしょう。契約書を一枚送るだけなら、それほどコストも手間も時間もかかりませんが、何十通・何百通と契約書を送る必要がある場合、コストも手間も時間も膨大にかかってしまいます。

そこでおすすめしたいのが電子契約です。電子契約を導入すれば、契約書を印刷する必要もありませんし、郵送で送る必要もありません。電子データを使って契約書を送付し、電子署名や電子サインをしてもらうことで契約を締結したとみなせます。

これまでかかっていた膨大なコストや手間、時間を節約できる方法ですし、契約書原本を保管する必要もありません。データで契約書を保管しておけば、必要になった時にすぐに探し出せます。送付を効率化するだけでなく、保管も効率化できる電子契約は、多くの契約書を取り交わす企業にはメリットが大きいです。

4. 電子契約で日々の契約書送付業務を効率化させよう

電子署名 サイン

契約書は重要な書類ですから、送付する際に色々と気をつけなければならないことがあります。また、重要だからこそ記録を残すのがベターであり、そのためには郵送料金が普通郵便より割り増しになるのでコストもかかってしまうでしょう。

電子契約なら送付業務の手間も時間も、送付にかかるコストも削減できます。日々多くの契約書の送付を行っている企業であれば、電子契約導入を検討してみてはいかがでしょうか。

ジンジャーサインについて
ご不明な点はございませんか?

ジンジャーサインの製品、価格、導入方法、運用、活用シミュレーション、
その他何でもご不明な点があればお問い合せください。お待ちしております。

03-5908-8415
平日9:30~18:30