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契約書のペーパーレス化が必要とされる理由とは?メリット・デメリットも解説

文書 まとめ従来契約書には、押印・署名が必須とされてきました。しかし産業界全体のDXが進む昨今では、契約フェーズも電子化する企業が増えています。

業務効率アップ・生産性向上を目指す企業は、契約書のペーパーレス化についても検討を始めるべきでしょう。

本記事では、契約書をペーパーレス化すべき理由やメリット・デメリット、さらには契約書をペーパーレス化する具体的な方法を紹介します。

1. 契約書のペーパーレス化が必要な理由

デジタル 契約書

日本の商習慣において「契約書とハンコ」は非常に重要な意味を持っています。しかし近年はデジタル化の流れが加速し、契約書のペーパーレス化を急ぐ企業も少なくありません。

なぜ今、契約書のペーパーレス化が必要なのでしょうか?具体的な理由を見ていきましょう。

1-1. 他の企業はすでに始めているため

一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)と株式会社アイ・ティ・アールが2022年1月に共同で実施した「企業IT利活用動向調査2022」によると、現在電子契約を利用している企業は、全体の69.7%に上ることが分かりました。2021年度の67.2%からさらに増加しており、今後もこの傾向は続くと見られます。

多くの企業が契約フェーズを電子化する中、「うちは紙ベースで」と主張するのは、「時代の流れに逆行している古い企業」という印象を与えかねません。

企業の契約が電子化・ペーパーレス化している今こそ、自社の契約スタイルを見直すべきです。

参考:コロナ禍の⻑期化に伴い、企業の72.7%がテレワークを実施電⼦契約の利⽤企業は69.7%に拡⼤-JIPDECとITRが『企業IT利活⽤動向調査2022』の速報結果を発表-

1-2. 電子取引の保存要件が変更されたため

令和3年の税制改革に伴い、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律(電子帳簿保存法)」の改正が行われました。

現行の法律では、「申告所得税及び法人税における電子契約の記録は全て電子データで保存すべき」と定められています。

何らかの利益が絡む電子契約を行った場合、その契約書をプリントアウトして保存することは認められません。

電子契約が増加している現在の傾向を踏まえれば、全ての契約をペーパーレス化の方向で統一した方が効率的です。

改定された法律は令和4年1月1日に施行され、2年間の猶予期間が設けられています。令和6年1月からは、電子契約に関する記録を紙で出力して保存すると「法律違反」となります。

電子契約への移行を検討しているのであれば、早めに取り掛かった方が安心です。

スキャナ保存の要件緩和によりペーパーレス化が容易に

このたびの電子帳簿保存法の改正に伴い、面倒なスキャナ保存の要件も緩和されています。国税関係の書類であれば、スキャン後ただちに廃棄しても問題はありません。

紙ベースの契約書・書類等をスキャナ保存する要件は、以下のとおり変更されました。

・タイムスタンプの付与期間:「最長約2ヶ月と概ね7営業日以内」
・自著:不要
・社内規定整備:不要
・税務署長の事前承認:不要
・原本と画像の突合作業:不要
・事務処理:1名で対応可能

また「データの修正・削除の履歴をたどれる」あるいは「訂正や削除ができない」「入力のタイミングが確認できる」クラウドサービスを利用すれば、タイムスタンプは不要となっています。

スキャナ保存の要件緩和により、企業はペーパーレス化に取り組みやすくなったといえるでしょう。

参考:電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

2. 契約書をペーパーレス化するメリット

コスト 削減

契約書をペーパーレス化すると、コスト面や業務効率の面でさまざまなメリットがあります。ここでは、主な四つのメリットの詳細を見ていきましょう。

2-1. コスト削減

電子契約なら、紙での出力が不要です。紙代・インク代・切手代・封筒代など、契約書の発行・送付にかかるコストが不要になります。

また額面が5万円を超える紙の契約では、収入印紙の貼り付けが必要です。しかし電子契約なら、収入印紙代もかかりません。

全ての契約をペーパーレス化すれば、かなりのコスト削減につながります。

2-2. 契約のスピードアップ

紙ベースの契約では、契約書を郵送する必要があります。相手が遠方の場合は、契約書の往復だけで数日から1週間はかかるでしょう。その間契約のフェーズは止まったままとなり、ムダな時間が発生します。

電子契約なら、相手との物理的な距離は問題になりません。契約の締結はオンライン上で行われ、早ければ即日契約業務が完了します。

契約から次のフェーズに移りやすく、取引が一気にスピードアップするでしょう。

2-3. 多様な働き方に対応できる

電子契約を導入すれば、社印はハンコのためだけに出社する必要がなくなります。

紙ベースの契約書では、社印の押印が必要です。「ハンコ出社」なる言葉が生まれたことからも分かるとおり、社員は押印のためだけに出社せざるを得ませんでした。

電子契約で押印が不要になれば、社員は会社に出てくる必要はありません。自宅や出先からでも契約業務を遂行でき、個々の状況・ケースに合わせた効率的な働き方を選択しやすくなるのです。

2-4. 業務効率がアップする

紙ベースの契約書は、綴じたり管理台帳に記載したりといった手間が発生します。契約書を確認したいときは保管場所まで行く必要があり、契約書を見つけるまでは次の作業に取り掛かれません。

ところが契約書のペーパーレス化が実施されれば、契約書のデータはサーバー上に保管されます。社員は自分のパソコンから必要なデータにアクセスでき、離席する必要がありません。

検索機能を使えば必要な契約書を見つけるのはたやすく、確認作業は一瞬で終わるでしょう。

社員はその分他の業務に集中しやすくなり、業務効率が大幅にアップします。

3. 契約書をペーパーレス化するデメリット

ペーパーレス 書類

契約書のペーパーレス化は社内のオペレーションに関わる大きな変更となります。移行が完全に終わるまでは、不便や不都合を感じることがあるかもしれません。

契約書のペーパーレス化によるデメリットを見ていきましょう。

3-1. 電子化に対応できない契約書もある

契約書のほとんどは電子化が認められていますが、一部の契約書に関しては電子化が認められていません。

例えば企業が以下の契約書を交わす場合は、書面での押印が必要です。(2022年6月時点)

 

・事業用定期借地契約
・企業担保権の設定又は変更を目的とする契約
・特定商取引(訪問販売等)の契約等書面

 

ただし、政府は働き方改革の推進とともに、政府はビジネス文書の電子化についても法整備を行って後推ししています。今後上記の契約についても、電子化が認められるかもしれません。

3-2. 業務フローの見直しが必要

契約書をペーパーレス化すれば、紙ベースでの契約書とは業務の流れが変わります。ペーパーレス化の方法に合わせて、業務フローを見直す必要があるでしょう。

また契約の前処理・後処理についてもオペレーションが変わるため、関係する部署・部門と協議しなければなりません。

3-3. 完全移行できるかは取引先次第

取引相手によっては、電子契約を好まないケースもあります。相手がペーパーレス化を拒否すれば、紙ベースで契約を結ぶしかありません。

「この企業は紙ベース」「あちらは電子契約」と契約形態が入り交じる可能性があります。

4. 契約書をペーパーレス化する方法

デジタル 契約書

契約書をペーパーレス化したい企業は、システムの導入を検討しましょう。システムの特徴やメリットを紹介します。

4-1. 電子契約システムの導入

電子契約システムとは、電子ファイルで契約できるシステムです。押印の代わりに電子署名やタイムスタンプを使用することで、紙ベースの契約書と同等の真正性を担保できます。

機能はシステムによって異なり、「契約書作成に特化したもの」「システム上で承認・稟議できるもの」などと多彩です。自社のワークフローやニーズにマッチするものを見つけやすいでしょう。

4-2. 電子契約システムを選ぶコツ

電子契約システムの選択で重視したいのは、以下の2点です。

 

・セキュリティ機能
・外部連携の自由度

 

契約の履行・契約書の保管は全てオンライン上で行われます。セキュリティ対策が甘いシステムだと、情報漏えいトラブルが発生するかもしれません。検討するシステムがどのようなセキュリティ対策を行っているか、必ず確認してください。

またシステムがビジネスチャットや会計システムと連動できれば、業務効率はさらに向上します。自社で使っているバックオフィスシステムがある場合は、連携可能かどうかチェックしてみるのがおすすめです。

5. 契約書のペーパーレス化で業務効率アップ

紙 契約書

現在紙ベースの契約書が業務効率を下げていると感じられる企業は、電子契約への移行を検討するのがおすすめです。

電子契約によって契約書がペーパーレス化すれば、契約書の作成契約書の管理・保管の手間がなくなります。社員の負担は大きく軽減され、業務効率アップにつながるでしょう。

ただし電子契約システムの種類は多く、機能も多彩です。まずは自社のニーズを洗い出し、どのような機能が必要かをチェックしてみてください。

契約書のペーパーレス化を実行し、労働生産性を高めましょう。

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