契約書は、契約内容の真正性を担保し、紛争リスクを抑える機能があります。企業のあらゆるアクションには契約書が付きものとなりますが、増え続ける契約書の管理に頭を悩ませている担当者も少なくありません。
そこで本記事では、契約書管理の効率・精度を上げる「契約書管理システム」のメリットや注意点を詳しくご紹介します。
契約書管理業務が通常業務を圧迫していたり、担当者に重い負担を課したりしている企業は、契約書管理システムの導入により課題を解決しやすくなるでしょう。
1. 契約書管理システムとは
契約書管理システムは、「企業の契約書管理の負担を軽減する」といわれているシステムです。どのようなものなのか、具体的に見ていきましょう。
1-1. 契約書管理を効率化するシステム
契約書管理システムとは、契約書管理に関するあらゆる工程を一元的に管理できるシステムです。多種多様な契約書を一定規則に則って分類・管理して検索性を向上させるほか、契約書紛失や情報漏えいといったリスクを最小限に抑えます。
近年はさまざまなベンダーが契約書管理システムをリリースしており、選択肢は豊富です。
契約書管理システムの主な種類として、以下のものがあります。
・ 紙ベースの書類を電子化して保管するシステム
・ 契約書を含む文書を一括管理するシステム
・ 契約締結から管理までをカバーするシステム
契約書管理システムによってできること・できないことは異なるため、自社のニーズにマッチするものを見極めることが必要です。
1-2. 契約書管理システムの主な機能
システムによる違いはありますが、一般的な契約書管理システムには以下のような機能があります。
・ 契約書の電子化
・ 検索・閲覧機能
・ 保管文書の最適化
契約書の電子化とは、電子契約を締結できるシステムです。押印の代わりとなる電子署名機能を備えているものもあり、契約締結のフェーズからカバーできます。
検索・閲覧機能は、契約書を日付や種類・相手などでタグ付けできる機能です。必要な契約書を瞬時に提示できます。
また保管文書の最適化とは、保管期間が過ぎた契約書ファイルを自動で削除できる機能です。詳細な設定は手動で行えるため、廃棄したくない契約書・廃棄してはいけない契約書はデータとして残せます。
2. 契約書管理システム導入のメリット
契約書管理がシステム化されれば、企業はムダな作業を減らしたりコストをカットしたりといったさまざまなメリットを享受できます。
契約書管理システムの導入メリットを具体的に見ていきましょう。
2-1. 契約書を探す手間が省ける
契約書管理システムでは、契約書をデータファイルとして保管できます。中でもクラウド式の契約書管理システムは、使用するデバイスを問いません。営業活動の空き時間やテレワーク中でも、必要な契約書を検索できます。
企業が契約書を紙ベースで保管している場合、ファイルを探すことから始めなければなりません。ファイル倉庫が室外・社外にある場合、行って戻ってくるだけでも大きなロスタイムとなるでしょう。
契約書管理システムで契約書が一元管理されていれば、「契約書を探す」という工程にムダな時間を掛けずに済むのです。
2-2. リスクマネジメントにつながる
契約書管理システムには、閲覧者を制限したり閲覧にパスワードを設定したりできます。第三者がのぞき見したり情報を抜き取ったりするといった事態が発生しにくく、リスクマネジメントにつながるでしょう。
また契約書管理システムによっては、ダウンロードやプリントアウト・ファイル出力制限機能が付いているものもあります。あらかじめ機能を制限しておけば、社員が情報を濫用することも防げます。
2-3. コストカットできる
契約書管理システムの導入で契約工程を電子化すれば、紙で契約書を取り交わす必要がなくなります。紙代・印刷代・切手代はもちろん、収入印紙も不要です。
契約数が増えるほど、紙ベースの契約と電子契約ではコストの差が大きくなるでしょう。
また紙ベースで契約書を保管すると、保管スペースの確保が困難になるケースもあります。社内に契約書の置き場所を確保できない場合、社外にレンタルスペースを探さなければなりません。
契約書管理システムを導入すれば、こうした費用は全て不要です。
2-4. 多様な働き方ができる
クラウド型の契約書管理システムを導入していれば、テレワーク中や屋外活動中でも必要な契約書を確認できます。1枚の契約書のために業務が止まったり、出勤したりする必要はありません。
社員の多様な働き方を認める企業にとっては、メリットが大きいといえます。
また契約書管理システムによっては、他の業務効率化ツールと連携可能です。例えば電子契約サービスや請求書発行サービスなどと連携できれば、より広い範囲での業務効率アップが可能となるでしょう。
3. 契約書管理システムを選ぶ際の注意点
自社にマッチした契約書管理システムを導入するためには、機能や仕様の詳細を確認しておく必要があります。後悔のない導入を実現する上で、チェックしたいポイントを見ていきましょう。
3-1.導入目的の明確化
契約書管理システムを導入する際は、「どのような課題を解決したいのか」を明確にしましょう。人気や知名度でシステムを選ぶと、自社のニーズにマッチしない恐れがあります。
例えば契約書の保管がメインなら、自動入力やスキャン機能が充実していたり検索の詳細設定が可能だったりするシステムが必要です。
一方契約に関する全てのフェーズを電子化したい場合は、契約書の作成や契約のステータス管理機能が必要となります。
このほか契約書以外の書類も保管可能だったりマニュアル作成までカバーできたりするシステムなどもあるため、必要な機能・不要な機能を自社のニーズに合わせて選り分けることが必要です。
3-2. 使いやすいUIか
システムの導入により契約書管理を一元化する場合、あらゆる部署の人間がデータベースにアクセスすることとなります。契約書管理システムを選ぶときは、画面の見やすさや機能のシンプルさ・作性などもチェックしましょう。
多機能な契約書管理システムは一見便利そうですが、不必要な機能が混乱を招きます。システムに不慣れな社員なら、「自分で管理した方が早い」などと考える人が出てくるかもしれません。
契約書管理システムの全社的な導入を目指す場合は、「直感的に操作できるか」を重視してください。開いたときの機能の並びがシンプルで、数ステップで業務が完了するようなシステムIがベストです。
3-3. 電子契約サービスシステムと連携できるか
契約業務の全てをデジタル化する場合は、電子契約サービスとの連携可否をチェックしましょう。電子契約サービスとは、契約に関する全ての工程をクラウド上で行えるサービスです。
契約は紙ベースではなくデジタルデータで行われ、押印の代わりに電子署名が使われます。
契約書管理システムのメリットを最大限生かすためには、契約からデジタル化するのが効率的です。電子契約サービスで契約を締結して契約書管理システムでデータを保管すれば、契約の流れが一気に効率化・最適化します。
契約後の確認や通知・廃棄・更新も容易になり、社員の負担は軽減されるでしょう。
4. スムーズに契約管理システムを導入しよう
契約書管理システムは、契約書管理の手間や課題を解決できるシステムです。コストカット・業務のスピードアップ・効率化を実現しやすく、契約関連業務の負担を低減できます。
契約書の保管をおろそかにすると、情報漏えいリスクが高まります。社内コンプライアンスがより重視される昨今、雑な契約書の扱いは避けなければなりません。
まずはシステムの機能や特徴を比較して、自社のニーズにマッチした契約書管理システムを導入してください。
