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契約書の正しい郵送方法とは?ポイントや注意点もあわせて解説!

封筒の中身を確認する

対面せずに契約を結ぶ際、契約書を郵送することになります。契約書には、正しい郵送方法があり、間違った方法で送るのは法律違反となることをご存じでしょうか。

今回は契約書の正しい契約書の郵送方法や、郵送する際のポイント、郵送前に押さえておきたい注意点について解説します。契約書は特に重要な書類ですから、ポイントを押さえて、正しく郵送しましょう。

契約書を郵送する4つの方法

ポスト

契約書は信書と呼ばれる書類に該当するため、郵送もしくは国から許可を受けている業者の信書便サービスを用いなければ、違法になってしまいます。違反した場合は3年以下の懲役もしくは300万円以下の罰金となりますし、罰されなかったとしても正しく契約書を扱っていないことで会社の信用を失ってしまいます。契約書の正しい郵送方法を紹介するので、送る際には十分気をつけましょう。

1-1. 簡易書留

簡易書留は郵便局が郵便物を引き受けた日時、配達した日時が記録される郵便サービスです。配達時は受領者が押印や署名をしなければならないため、万が一相手から「受け取っていない」と言われたとしても、配達が行われたかどうかが確認できます。また、配達状況をオンラインで確認できるので、わざわざ問い合わせを行わなくても、郵送した契約書がどこにあるのかがわかります。

簡易書留は普通郵便の料金に320円追加することで利用可能です。万が一郵送物が紛失するなどで損害を受けた場合は、5万円までの補償が受けられます。依頼した時間によっては当日中の再配達が可能ですし、土日・祝日の再配達にも対応しているので受領する側にとっての利便性も高いです。

簡易書留で発送する場合は、郵便局の窓口から発送しなければなりません。

1-2. 特定記録郵便

郵便局が郵送物を引き受けた日時を記録できる郵便サービスです。簡易書留とは異なり、配達された日時は記録されず、ポストに配達されるので、受領時に署名や押印は必要ありません。契約書を発送した記録は残せますし、現在の配達状況はオンラインで確認できます。

特定記録郵便は普通郵便の料金に160円追加するだけで利用できるので、簡易書留よりもリーズナブルです。特定記録郵便を利用する際は、郵便局の窓口からの発送が必要になります。

1-3. レターパック

専用の封筒を使うことで、ポストから投函できる郵便サービスです。オンラインでの配達状況の追跡もできます。レターパックには二種類あり、レターパックライトは370円で受領する人のポストに配達され、レターパックは520円で相手に対面で配達してくれるサービスです。

レターパックは厚み3cm・重さ4kgまで対応しているので、契約書以外に同封したいものがあっても一緒に送れます。また、A4の書類はそのまま入るサイズなので、クリアファイルに入れておけば契約書が折れる心配もありません。郵便局だけでなくコンビニでも購入できるので、窓口に行かなくても発送できます。

1-4. 民間業者の信書便サービスでも送付できる

かつて信書を扱えるのは日本郵政だけでしたが、現在は国から許可を得ている民間業者の信書便サービスなら、契約書を送付できます。民間業者のサービスを利用するときは、その業者が信書の配達に対応しているかを必ず確認するようにしてください。

契約書を郵送する際のポイント

書類を受け渡す

契約書を郵送する際は、いくつか押さえておきたいマナーがあります。重要な契約書をマナーを守らず送ると、「常識がない」と思われてしまうこともありますので、ポイントを押さえておきましょう。

2-1. 契約書を折り曲げない

契約書は契約締結後も原本を保管するため、折り目がつかないようにして送るのがマナーです。簡易書留や特定記録郵便は普通郵便の料金に費用がプラスになるので、折り曲げた方がコストが安くなりますが、折らずに送るようにしましょう。また、クリアファイルに入れておけば、誤って折れたり濡れたりしてしまうリスクを防げます。

2-2. 送付状をつける

契約書を送付する際は、必ず送付状を添えましょう。送付状には相手の名前や送り主の名前、挨拶と「契約書を送付する」という旨、返送方法を記し、同封している書類の内容も明記します。送付状を見れば誰から来た書類なのか一目瞭然ですし、もし足りない書類があった場合も相手にすぐ気づいてもらえます。

2-3. 返信用封筒を入れておく

契約書を郵送する封筒には、必ず自社の住所や企業名・自分の名前を記入した返信用封筒を用意しておきましょう。相手もすぐ返送できるので、スムーズに契約締結ができます。レターパックを利用する際は、レターパックを二つ折りにして同封しても構いません。

郵送する前に押さえておくべき注意点

4つの封筒

契約書を郵送する前に、必ず押さえておきたい注意点があります。スムーズに契約書を相手に届けるためにも、必ず押さえておきましょう。

3-1. 必ず記録が残る方法で送る

今回契約書を郵送する方法を紹介しましたが、実は契約書を含めた信書は普通郵便で送ることもできます。ただ、普通郵便は郵便局が受け取った記録も、配達された記録も残りませんし、配達状況をオンラインでチェックすることもできません。

契約書は双方にとって重要な書類です。万が一「契約書が届かない」というクレームやトラブルがあっても記録が残る方法で送る方が安心です。契約書を郵送する際は、必ず記録が残る方法を選びましょう。

3-2. 送付間違えがないようにダブルチェックをする

契約書は非常に重要な書類です。万が一、間違った宛先に本来送るべきでない契約書を届けてしまうと、大きなトラブルになってしまう可能性があります。契約書を送る際は、必ずダブルチェックをし、送付間違いがないように細心の注意を払いましょう。

特に複数の契約書の発送準備を同時に行なっている際は、気をつけるようにしてください。郵便番号間違いは多いミスの一つです。郵便番号を間違っていても郵便物が届く可能性は高いですが、相手に失礼ですから、インターネットで確認するなどして正しい郵便番号を記入しましょう。

3-3. 宛先には部署名や担当者名を必ず書く

郵送する際、封筒に相手の住所や企業名を書くはずですが、それに加えて部署名や担当者名を必ず書くようにしましょう。住所と企業名だけでも契約書は届きますが、相手の会社では日々たくさんの郵送物を受け取っています。部署名や担当者名がなければ、届いた郵送物を仕分けるのに時間がかかってしまいますし、違う部署に届いてしまうかもしれません。相手に手間を取らせないように、必ず部署名や担当者名を書きましょう。

また、返信用封筒にも自分の所属する部署名と、自分の名前を書いておきます。こうすることで、返送された契約書がスムーズに自分の元に届きます。

電子契約なら郵送のコストも手間も抑えられる

郵送の準備

契約書は大切な書類です。契約書を郵送する場合は、必ず正しい郵送方法を選び、マナーや注意点にも気をつけるようにしましょう。

契約書の郵送は印刷代や切手代、封筒代などのコストがかかります。また、発送準備も手間がかかってしまう作業です。しかし、電子契約ならコストも手間も大幅に抑えられます。たくさんの契約書を日常的に扱っているのなら、電子契約の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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