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契約書管理システムとエクセル管理の違いとは?メリット・デメリットを解説

枝分かれした矢印

契約書を管理する方法は企業によって異なりますが、インターネットやPCが普及してからは、契約管理システムを利用する方法とエクセルを使った方法の2つが主流になっています。

どちらにもメリット・デメリットがありますので、契約書管理の方法を検討する際は、両方の特徴をよく理解してから選定しましょう。

今回は、契約書管理システムとエクセル管理の違いや、それぞれの方法のメリット・デメリット、契約書管理システムとエクセル管理の選定ポイントについて解説します。

契約書管理システムとエクセル管理の違い

エクセルの画面

契約書管理システムとは、文字通り、契約書の管理に特化したシステムのことです。

搭載されている機能はシステムごとに異なりますが、必要な時に目当ての契約書を検索・閲覧する機能や、契約書を安全に保管するためのセキュリティ機能などが備わっています。

一方のエクセル管理は、マイクロソフトの表計算ソフト「エクセル」を使って契約書を管理する方法です。

どちらも「契約書を適切に管理する」という目的は共通していますが、機能や使い勝手、コスト、導入期間などに大きな違いがあります。

ここでは、契約書管理システムとエクセル管理の違いを、それぞれのメリット・デメリットをもとにご紹介します。

契約書管理システムのメリット

契約書管理システムのメリットは大きく分けて4つあります。

 

1.アクセス権限を設定できる

契約書管理システムは、アクセス権限を付与することによって、システムにアクセスできる人、編集作業を行える人を制限することができます。

契約書には自社や取引先の重要な情報が記載されているので、誤って編集・削除したり、第三者に内容を盗み見られたりしたら大きな問題になります。

限られた人のみアクセスできるようにすれば、重要な契約書を安全に管理することが可能です。

 

2.契約業務全般を一元管理できる

契約書管理システムの中には、契約書の保管だけでなく、作成や承認、締結などのプロセスを管理できるものもあります。

契約情報と契約書を紐付けて一元管理すれば、いちいちシステムやファイルをまたがずに管理できるので、検索や閲覧の手間を省けます。

 

3.複数人で共有しやすい

クラウド対応の契約書管理システムを利用した場合、インターネット環境下にあり、かつアクセス権限を有していれば、どこからでもシステムにアクセスできます。

一度に複数人がシステムを利用し、情報を共有したり、共同編集したりすることもできるので、社内やチームで契約情報をスムーズに共有することが可能です。

 

4.通知・アラートを使える

契約書管理システムの多くには、契約書の期限などをあらかじめ通知するアラート機能が搭載されています。

更新が必要な契約をあらかじめチェックできるので、更新忘れによる契約の失効といったミスを防止できます。

エクセル管理のメリット

エクセルを使って契約書を管理する方法には以下のようなメリットがあります。

 

1.コストがかからない

エクセルは多くの企業に導入されている表計算ソフトなので、利用するにあたって新たな導入費が発生することはありません。

契約書管理のテンプレートもWebから無料で手に入れられるので、コストを節約できます。

 

2.使い慣れている

前述の通り、エクセルは多くの企業でさまざまな業務に使われているので、すでに使い慣れている人も少なくありません。

エクセル管理を行うにあたり、あらためて指導・教育する必要がないので、すぐに現場に浸透させられます。

契約管理システムのデメリット

契約管理システムで契約書を管理する方法には、以下のようなデメリットがあります。

 

1.コストがかかる

契約管理システムの導入および維持には、サービスやプランごとに所定の費用がかかります。

クラウド型システムの場合、0円で導入できるケースもありますが、システムを利用している間は毎月(毎年)利用料を負担し続ける必要があります。

 

2.慣れるまで時間がかかる

初めて契約管理システムを導入する場合、操作に慣れるまでにある程度の時間を要します。

なるべく円滑に導入できるよう、企業はマニュアルの作成や研修の実施、サポート体制の整備などに注力しなければならず、手間やコストがかかる可能性があります。

エクセル管理のデメリット

エクセルで契約書を管理する場合は、以下の点に注意が必要です。

 

1.更新忘れが発生しやすい

エクセルには契約書のアラート機能がついていないので、更新期限が近づいても通知されません。

そのため、契約書のスケジュール管理をしっかり行っていないと、更新が切れてしまうおそれがあります。

 

2.セキュリティが弱い

エクセルにはアクセス権限・操作権限の付与や2段階認証、ログ管理などの機能が搭載されていません。

誰もが好きなように編集できてしまうので、第三者によるデータ改ざんリスクが高い傾向にあります。

 

3.共有、共同作業に不向き

エクセルも事前に共同編集の設定をしておけば、複数人で同じブックを共有し、編集することが可能です。

しかし、エクセルの共同編集機能は必要最低限のものなので、その動作は決してスムーズと言えず、作業が遅滞する原因となります。

契約書管理システムとエクセル管理の選定ポイント

PC画面を指さす

ここまで契約書管理システムとエクセル管理それぞれのメリット、デメリットを紹介してきましたが、どちらを選ぶかは企業のニーズによって異なります。

以下では、契約書管理システムとエクセル管理のどちらを選ぶか迷ったときの基準となるポイントをまとめました。

契約書管理システムを選定するポイント

契約書管理システムは、以下のような条件に該当する会社に向いています。

 

・契約業務全般を一元管理したい
・更新業務のミスをなくしたい
・複数人で共有・共同作業したい
・契約書を安全に管理したい

 

紙ベースの契約書管理をデジタルに移行する際はもちろん、エクセル管理にかかる手間や時間の問題を解消したい場合におすすめです。

エクセル管理を選定するポイント

エクセル管理は、以下のような条件に該当する会社に適しています。

 

・なるべくコストをかけたくない
・教育・指導の手間を省きたい
・今すぐ契約書管理を始めたい

 

特にコストの削減効果は大きく、すでに他の業務でエクセルを利用している場合、実質0円で契約書管理をスタートできます。

ただ、エクセル管理は契約書管理システムに比べて機能性や利便性に劣るため、長い目で見ると業務効率の低下につながり、削減できたコスト以上の売上・業績ダウンを招くおそれがあります。

契約書管理システムとエクセル管理はコストや利便性、セキュリティなどに違いがある

セキュリティ管理

契約書管理システムとエクセル管理では、それぞれ導入・利用にかかる費用やシステムの利便性、セキュリティ性などに違いがあります。

なるべくコストや指導の手間をかけずに契約書を管理したいのならエクセル管理がおすすめですが、契約全般を一元管理したい場合や、更新忘れなどのミスを防止したいのなら、契約書管理システムが適しています。

最終的には自社のニーズや契約書管理の目的に合わせて選ぶのがポイントですが、エクセルは汎用性が高い一方、専門性は低いので、手軽さや利便性を重視するのなら契約書管理システムの導入をおすすめします。

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