ジンジャーサイン|電子契約サービス
03-5908-8415(平日9:30-18:30)

クラウド対応の契約管理システムの比較ポイントや注意点を解説

データのクラウド管理

近年は政府が掲げる働き方改革やDX化の推進により、業務効率化に役立つシステムを導入する企業が増えています。

契約管理システムもそのひとつで、BtoBあるいはBtoC企業にとって欠かせない契約および契約書の管理に貢献しています。

ただ、契約管理システムと一言にいっても、システムごとにタイプや特徴が異なりますので、システム導入の際はしっかり比較検討することが大切です。

今回は、クラウド対応の契約管理システムの概要や契約管理システムのタイプと特徴、比較する際のポイント、導入時の注意点について解説します。

クラウド対応の契約管理システムとは?

PC画面を見ながら話し合い

契約管理システムには複数のタイプがありますが、中でも近年シェアを伸ばしているのがクラウド対応の契約管理システムです。

 

クラウド対応契約管理システムとは、インターネットを介して外部サーバーに置かれた契約管理システムにアクセスし、その機能やサービスを利用するシステムのことです。

インターネットが利用できる環境下にあれば、いつでもどこでもシステムにアクセスし、サービスを利用することができます。

システムの導入・利用に必要なのは、インターネット環境とシステム利用に必要なスペックを有する端末(PCやタブレット、スマホ)のみで、両方が揃っていればすぐにでも契約管理システムを導入・利用できるのが大きな特徴です。

また、システムのメンテナンスやアップデートはベンダーが行うため、常に最新のシステムを利用できるのもクラウド対応契約管理システムならではの利点といえます。

契約管理システムのタイプと特徴

契約管理システムのタイプは、システムの形式や機能によって大きく3つに分類されます。

ここでは契約管理システムのタイプとそれぞれの特徴をまとめました。

 

オンプレミス型の契約管理システム

オンプレミス型とは、社内にサーバーやシステムを構築し、自社でシステムを運用する形態のことです。

クラウド対応の契約管理システムに比べてシステム構築の自由度が高く、自社に合わせてアレンジ、カスタマイズできるところが特徴です。

一方、クラウド対応の契約管理システムに比べると、社内サーバーの設置やソフトウェアのインストール、自社に合わせたシステム構築などが必要になるため、導入までにかなりの手間と時間、コストがかかります。

また、メンテナンスやアップデートは自社で対応しなければならないため、システムに精通した人材がいないと運用に支障を来すおそれがあります。

 

契約全般を管理できるタイプ

契約書の作成から相談、承認、締結に至るまでの契約プロセスをまとめて管理できるタイプのシステムです。

契約プロセスを可視化できるため、案件ごとのステータスを管理しやすく、複数の案件を抱えていても滞りなく契約を進めていくことができます。

契約締結後は、相手方と交わした契約書を適切な形で保存・管理でき、必要に応じて契約書データを簡単に検索・閲覧できます。

契約に関わるすべてのプロセスを一元管理できるので、データ入力の手間と時間を省けるのも大きなメリットです。

 

文書管理に特化したタイプ

契約書の保存・管理のみに特化したタイプです。

所得税法および法人税法では、契約書をはじめとする所定の書類を原則として7年間保存することを義務づけています。[注1][注2]

そのため、相手方と契約書を交わした場合は、適切な方法で保存・管理し、必要に応じて検索・閲覧できるようにしておかなければなりません。

文書管理に特化した契約管理システムを利用すれば、紙の契約書をスキャンするか、あるいはPCなどで作成した電子契約書を適切な方法で保存・管理することができます。

文書管理に特化したタイプは、契約全般を管理できるタイプと区別するために「文書管理システム」「契約書管理システム」と呼ばれることもあります。

契約全般を管理できるタイプに比べると機能がシンプルで、導入・利用コストも割安に設定されているところが特徴です。

一方で、契約書の作成や承認プロセスなどの管理は行えないので、別途他のシステムを導入する必要があります。

その場合、システム間で連携が取れないと、入力が二度手間になったり、入力ミスが発生したりする原因になるので注意が必要です。

 

[注1]所得税法|e-Gov法令検索

[注2]法人税法|e-Gov法令検索

契約管理システムで比較すべきポイント

木のブロック

契約管理システムは複数のベンダーからリリースされており、それぞれ機能やサービスに違いがあります。

自社に合った契約管理システムを導入するためには、いくつかのサービスを比較検討することが大切です。

ここでは契約管理システムで比較すべきポイントを3つご紹介します。

1.契約管理システムの機能

契約管理システムの機能はサービスごとに異なり、多彩な機能を搭載しているものもあれば、契約書の管理のみに特化したシンプルなものもあります。

多機能システムの方がこなせる業務の幅は広がりますが、そのぶん慣れるまで時間がかかりますし、シンプルなものに比べるとコストも割高になります。

契約管理システムをなぜ利用するのか、どんな業務を効率化したいのか、自社のニーズを考えながら適切な機能を搭載したシステムを選びましょう。

2.セキュリティの内容

契約業務には、自社や取引先に関する重要な情報が多数含まれているため、外部に情報が漏えいするとトラブルや信用問題に発展します。

ほとんどの契約管理システムには独自のセキュリティ機能が搭載されていますが、その内容はシステムごとにまちまちです。

特に外部サーバーを介して情報をやり取りするクラウド対応の契約管理システムは、オンプレミス型よりもセキュリティリスクが高い傾向にあるので、2段階認証やアクセス制限の設定、ログ管理などを行えるシステムを選んだ方がよいでしょう。

3.サポート、アフターフォロー

初めて契約管理システムを導入する場合、わからないことやトラブルが発生する可能性があります。

クラウド対応の契約管理システムの場合、システムの不具合はベンダーが対応してくれますが、現場への導入やシステムの運用は自社で行わなければなりません。

システムをスムーズに導入・運用できるか不安な場合は、導入・運用サポートやアフターフォローが手厚い契約管理システムを導入するのがおすすめです。

クラウド対応の契約管理システムの注意点

白い画面のPC

クラウド対応の契約管理システムを導入する際、特に気をつけたいポイントを2つご紹介します。

1.システムによって機能の幅が異なる

同じクラウド対応契約管理システムでも、製品によって機能の幅に違いがあります。

契約管理システムにどんな機能を求めるかは企業によって異なるので、システムごとに機能の特徴や内容をよく理解してから選定しましょう。

2.慣れるまで時間がかかる

クラウド対応の契約管理システムは導入・メンテナンスに手間がかからないのが利点ですが、現場に浸透させるにはある程度の時間を要します。

特にこれまでExcelなどを使って契約管理を行ってきた場合、使い勝手や利用方法が大きく変化するので、社員向けの研修を行ったり、移行期間を設けたりして、少しずつ慣らしていきましょう。

クラウド対応の契約管理システムを導入する際はニーズに合わせて選ぶことが大切

パズルのピース

クラウド対応の契約管理システムを導入すると、紙ベースの契約書を管理する手間を大幅に省くことができます。

契約全般を管理できるシステムなら、契約書の作成や相談、承認、締結までの一連のプロセスを可視化して管理できるので、契約業務の円滑化に役立ちます。

ただ、契約管理システムに何を求めるかは企業によって異なるので、システムごとの機能やサービスをよく比較検討し、自社に合ったものを選びましょう。

ジンジャーサインについて
ご不明な点はございませんか?

ジンジャーサインの製品、価格、導入方法、運用、活用シミュレーション、
その他何でもご不明な点があればお問い合せください。お待ちしております。

03-5908-8415
平日9:30~18:30