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工事請負契約を電子契約で締結する方法やメリットについて紹介!

ヘルメットとPC・電卓

建設業界において欠かせない契約書に工事請負契約書というものがあります。工事が行われるたびに交わさなくてはいけない工事請負契約書は、建設業界の業務において手間がかかるポイントでもありました。

しかし、その手間を電子契約によってなくすことができるのです。本記事では工事請負契約書を電子契約で締結する方法やそのメリットについて解説致します。

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工事請負契約書とは

設計書をみる男性たち

工事請負契約書とは、建設工事やリフォーム工事など建設業に関わる工事を発注者が別の業者に依頼する際に、発注者と業者との間で結ぶ契約書のことです。工事を請け負った業者は工事契約書の内容に従って工事を行い、物件を発注者に引き渡さなくてはいけません。

発注者は業者が工事を完了したら物件の確認を行い、問題がなければ定められた報酬を支払う必要があります。建設業界においては一般的な業務の流れではあるのですが、それを可視化するために工事請負契約書を用いているのです。

工事の規模に関わらず工事請負契約書は交わさなくてはいけません。小規模の工事だからといって契約書なしで工事を行ってしまうと大きなトラブルに発展する可能性もあるので注意してください。

建設業界では当たり前に利用されてきた工事請負契約書ですが、1つの工事を行うたびに契約書を印刷して収入印紙を貼りつけ、相手先に郵送するという手間が必要でした。1つの企業が関わっている工事の数は非常に多いです。それら全てに契約書を用意しなくてはいけないというのはかなり手間がかかります。

そこで注目されているのが電子契約なのです。電子契約についても詳しく解説しているのでぜひご確認ください。

建設業における電子契約とは

電子契約にサインする男性

建設業における電子契約を簡単に説明すると、書面での契約を電子化したものです。紙の契約と比べると非常に多くのメリットがある契約方法となっています。そんな電子契約ですが、今までは便利であってもあまり普及していませんでした。

その理由が企業が持っている電子化に対する不安や疑問点です。電子契約を導入するためには必要な要件を満たす必要があります。工事請負契約書は税金に関係する書類であるため、保管方法も法律に準じて行わなくてはいけません。電子データを法律に準じて取り扱うということに苦手意識を持っている企業は少なくなかったのです。

そんな企業の不安を解消するために利用されているのがグレーゾーン解消制度です。グレーゾーン解消制度を利用することで電子契約のために導入したサービスが法律に準じているかを判断することができるのです。

法律の内容とサービスの内容を照らし合わせて内容が適しているかを判断するのは難しいです。しかし、グレーゾーン解消制度はサービスの選ぶための基準が記載されているので、簡単にサービスが法律に準じているかを確認できるのです。

こういった制度が充実してきたことから、建築業界の電子契約は進みつつあるのです。

工事請負契約書を電子化する方法

請負電子契約書を作成する男性

工事請負契約書を電子化するためには、一定の要件を満たしていなくてはいけません。逆にいえば、これらの要件さえ満たしていればすぐにでも電子化可能ということになります。その要件についてここでは解説致します。

3-1. 原本性を公開鍵暗号方式で確保する

まずは原本性を確保しなくてはいけません。原本性とはその契約書が改ざんされたものではなく、契約に利用したときの状態であるということです。電子データで保存をしていると改ざんなどのリスクは避けられません。それを防止するために公開鍵暗号方式を採用して、改ざんを防止しなくてはいけません。

3-2. 電子的な証明によって真実性を確保する

次に契約書を発行したり受領したりしたのが、契約者本人であることを証明しなくてはいけません。メールアドレスなどいろんな方法で契約者本人であることを証明することは可能です。あくまでも電子的な証明を使って、真実性を確保しなくてはいけません。

3-3. すぐに閲覧できるように保管しておく

最後に見本性を確保する必要があります。これはすぐにその契約書を閲覧できる状態にしておくという意味です。つまり、その契約書の情報を入力すればすぐに検索できるように保管しておき、それがパソコンのディスプレイ画面などにすぐに出力できるようにしておかなくてはいけません。

3-4. 電子契約サービスの導入が便利

これら全ての要件を満たすために便利なのが電子契約サービスです。電子契約サービスを導入せずにこれらの要件を満たすのは現実的ではないと考えてもらって問題ありません。公開鍵暗号方式を導入したり、電子的な証明ができるシステムを導入したりするのは簡単ではありません。電子契約サービスを導入すれば、すぐにでも電子契約を利用することができるのです。

電子契約サービスを導入する際は、それがグレーゾーン解消制度で認められているかどうかを確認してください。現在主流となっている電子契約サービスのほとんどがグレーゾーン解消制度で認められてはいますが、中には認められていないものもあります。導入する前にサービスの内容については精査をして、グレーゾーン解消制度と照らし合わせて確認してみてください。

工事請負契約を電子契約で締結するメリット

硬貨とPC

工事請負契約を電子契約にすると数多くのメリットがあります。ここではそのメリットについて紹介致します。

4-1. コスト削減につながる

契約書を発行するには紙代やインク代が必要です。それを相手に郵送するのは郵送代が必要であり、それらの作業を行うための人件費も発生します。そして最も大きな費用となるのが印紙代です。

工事請負契約書は課税文書であるため、印紙税が発生します。印紙税は工事の金額に応じて変化するのですが、建設業界は契約費用が高額になりやすいです。そのため、印紙税も非常に高額になってしまうのです。

しかし、印紙税が発生するのはあくまでも紙媒体で契約書を交わした場合に限定されます。電子契約であれば印紙税は発生しません。契約書ごとに発生する印紙税をゼロにできるのは大きなコスト削減に繋がります。

4-2. 業務効率化につながる

契約書は後から確認しなくてはいけないこともあります。その際に紙媒体で保管をしているとどこに書類を保管したのかわからなくなりがちです。また、書類の保管場所が明確だったとしても保管場所まで移動をして、該当のファイルから探すという手間がかかります。

電子データで保管をしておけばインターネット上で検索をするだけで契約書にアクセスできます。電子契約サービスを導入すれば、いろんな書類を電子化して保存できるので、契約業務に限らず業務を効率化することができるのです。

5. 電子契約を導入する場合はサポート体制がしっかりしている業者を選ぶ

土木技師の机の上

工事請負契約を電子化するのは非常にメリットが多いです。今まで紙媒体で契約を行ってきたという方は、電子化するのに抵抗を感じるかもしれません。しかし、一度電子契約サービスを提供している会社に相談することで、電子化に対する不安や悩みを払拭することができます。そのため、電子契約を導入する場合は、サポート体制がしっかりしている業者を選ぶことがおすすめです。

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ジンジャーサイン編集部

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