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合意締結証明書とは?発行方法や記載すべき内容を紹介

電子書類と男性
電子契約は、契約書に電子署名やタイムスタンプを付与することで、法的な証拠力を担保している契約方法です。電子契約に関する民事訴訟はまだまだ少ないものの、電子契約の正当性は裁判所の判例でも認められています。しかし、令和1年7月10日の貸金返還等請求事件のように、相手方が「電子署名は無断で行われたもので、契約は無効だ」と訴えたケースもあります。電子署名やタイムスタンプに加えて「合意締結証明書」を交付すれば、電子契約のリスクをさらに軽減することが可能です。この記事では、合意締結証明書のポイントや発行方法、記載すべき項目をわかりやすく解説します。

1. 合意締結証明書とは?


合意締結証明書は、電子契約サービス事業者が発行している証明書です。合意締結証明書の役割は、合意が締結された書類名や関係者の氏名を明文化し、電子契約を締結した事実を客観的に証明することにあります。電子契約に関する過去の判例では、「電子署名は無断で行われたもので、契約は無効だ」と訴えたケースも存在します。電子署名やタイムスタンプだけでなく、合意締結証明書を発行可能な電子契約サービスを選ぶことで、さらに電子契約の安全性を強化できます。ここでは、合意締結証明書の目的や重要性について解説します。

1-1. 合意締結証明書の目的

合意締結証明書を発行する目的は3つあります。

  • 「いつ」「誰が」「何の契約書」に関して合意したのかを客観的に証明するため
  • 電子契約サービスの解約や乗り換えをおこなった後に、合意締結の事実を確認するため
  • 契約書を印刷して保管する場合に、紙の契約書とホッチキスなどでまとめてファイリングできるため

「いつ」「誰が」「何の契約書」に合意したのかを示す情報は、契約書のPDFファイルの署名欄などからも確認できます。しかし、そのままでは合意締結の事実がわかりにくいため、合意締結証明書を発行する機能を実装する電子契約サービスが増加しています。また、電子契約サービスを解約したり、他社製品に乗り換えたりした場合、合意締結の事実を確認できなくなる場合があります。合意締結証明書をダウンロードしていれば、客観的な文書として合意締結の事実を証明できます。合意締結証明書を印刷し、紙の契約書などと同時に保管できるのもメリットです。

1-2. 電子契約に関する過去の判例

電子契約に関する代表的な判例として、以下のようなものがあります。

判例 内容 結果
貸金返還等請求事件 電子契約で合意された極度貸付契約に対し、債務者が「電子署名は無断で行われたもので、契約は無効だ」と主張した事例 電子署名は本人によっておこなわれたものであり、電子契約は成立する
業務委託請求事件 電子メールで成立した業務委託契約に対し、依頼者が「電子メールの内容は偽造であり、依頼は行っていない」と主張した事例 電子メールは偽造されておらず、電子契約は成立する

電子契約のリスクに不安がある場合は、電子署名やタイムスタンプだけでなく、合意締結の事実を証明する合意締結証明書を発行しておくと安心です。

2. 合意締結証明書の発行方法

電子契約
2022年以降、合意締結証明書を発行可能な電子契約サービスが増えています。ここでは、電子契約サービスのジンジャーサインを例に挙げ、合意締結証明書を発行する方法を3つ紹介します。

  • 書類管理画面の「アクション」から発行する

書類管理画面には、対象書類のアクションを選ぶメニューがあります。「合意締結証明書ダウンロード」を選択することで、合意締結証明書を発行することができます。

  • 契約書の編集画面から発行する

契約書の編集画面の右上にもアクションメニューがあります。「合意締結証明書」のボタンをクリックすることで、合意締結証明書を発行できます。

  • 締結完了メールからダウンロードする

合意締結が完了すると、関係者に対して自動的に締結完了メールが送信されます。締結完了メールには、合意締結証明書のPDFファイルが添付されています。

3. 合意締結証明書に記載すべき内容


合意締結証明書に記載すべき内容は6つあります。

  • 書類名
  • 氏名
  • メールアドレス
  • 認証方法
  • IPアドレス
  • 合意締結された日時

書類名、氏名、メールアドレス、合意締結された日時などの情報を合意締結証明書に記載すれば、契約書の証拠力を保つことが可能です。

3-1. 書類名

まずは合意を締結した契約書のタイトルが記載されます。電子契約の場合、契約書の電子ファイルにも名前がつけられるため、ファイル名も記載されることが一般的です。また、電子契約サービスによっては、アップロードした契約書にユニークなIDを割り振ることができます。契約書に記載されたユニークIDと、合意締結証明書に記載されたユニークIDを照合すれば、同一の書類であることを確認できます。

項目
書類名 業務委託契約書
ファイル名 業務委託契約書.pdf
ユニークID 1a79a4d60de6718e8e5b326e338ae533

3-2. 氏名

次に契約書のやりとりをおこなった関係者の氏名が記載されます。契約書のデータの送信者と受領者の氏名のほか、契約書を第三者に転送した場合は転送者の氏名も記載されます。CCに設定した担当者がいる場合も同様です。合意締結関係者の氏名を記載することで、「誰が」「何の契約書」に合意したのかを客観的に証明できます。

3-3. メールアドレス

合意締結証明書には、関係者のメールアドレスも記載されます。記載されたメールアドレスには、契約締結後に合意締結証明書のファイルが自動で送信されます。

3-4. 認証方法

合意締結関係者の認証方法も記載されます。認証方法とは、電子契約サービスのアカウントの本人確認の方法を指します。例えば、IDやパスワードで本人認証をおこなっている場合は、「ID/パスワード」と記載されます。メールアドレスで本人認証をおこなっている場合は、「Email」と記載されます。

3-5. IPアドレス

IPアドレスとは、インターネットに接続しているPCやスマホに割り当てられた識別番号のことです。合意締結証明書には、電子契約サービスを利用している関係者のIPアドレスも自動で記載されます。IPアドレスを照合することで、合意締結関係者が本人かどうかを確認することができます。

3-6. 合意締結された日時

最後に、合意締結がおこなわれた日時が記載されます。契約書のタイトル、合意締結関係者の情報、合意締結の日時の3つを合意締結証明書に記載することで、「いつ」「誰が」「何の契約書」に関して合意したのかを明文化できます。

4. 取引先とのトラブル防止のため、合意締結証明書を発行可能な電子契約サービスを導入しよう

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合意締結証明書は、電子契約サービスが発行している証明書の一種です。合意締結証明書には、契約書のタイトル、契約当事者の氏名、認証用のメールアドレス、合意締結された日時などの情報が記載されています。合意締結証明書を交付することで、電子契約を締結した事実を客観的に証明することができます。電子契約に関する民事紛争は少ないものの、今後さまざまな判例が積み重なり、法的解釈が変わってくる可能性があります。電子署名やタイムスタンプに加えて合意締結証明書を発行することで、電子契約をさらに安全に締結することが可能です。電子契約サービスを導入する場合は、合意締結証明書を発行可能なものを選びましょう。


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ジンジャーサイン編集部

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